Гуглодоки - мастхэв для всех. Но даже если вы пользуетесь ГуглДрайвом ежедневно, может оказаться, что вы что-то упускаете. Поэтому мы публикуем руководство по GDrive, которое подробно и старательно сделал Руслан Фатхутдинов из агентства Реаспект . Это лишь первая часть, я очень надеюсь, что будет и вторая - про собственно Доки, а потом третья - про Таблицы. И хорошо бы еще про Формы и Презентации.

Навигация

Введение

Google Drive - облачный сервис, доступный всем пользователям, зарегистрированным в любых сервисах Google (Gmail, Youtube, Google+ и пр.).

Достоинства Google Drive

• Бесплатность - любому пользователю доступно 15 Gb. За отдельную плату можно увеличить до 30 Tb.
• Совместная работа с файлами и папками. Можно предоставить права на доступ к своим файлам владельцу другого аккаунта. Или установить ограничения.
• Распространенность - уже стало трудно найти человека, у которого нет аккаунта в Google. В крайнем случае регистрация аккаунта занимает 1 минуту.
• Встроенные инструменты - в облако сразу встроены инструменты для совместной работы с офисными документами: Документы (Google Docs), Таблицы (Google Sheets), Презентации (Google Slides). Доступен импорт файлов из Microsoft Office и обратный экспорт. Еще в Google Drive есть ряд дополнительных инструментов, которые могут решать самые разные задачи: от рисования ментальных карт до редактирования видео.
• Доступность - приложения Google Drive работают на всех основных операционных системах. Любой файл, сохраненный в облаке, доступен в любой нужный момент из любого места.
• Документы, созданные в Google Drive, практически не занимают места на диске.

Регистрация в Google Drive

Сервис доступен по адресу https://www.google.com/intl/ru/drive/ и для начала работы вам необходимо авторизоваться под аккаунтом Google.

Если аккаунта нет, зарегистрируйте новый:

1. Нажмите на кнопку «Перейти к Google Диску» на главной странице сервиса.

1. Нажмите кнопку «Создать аккаунт» на странице авторизации.

1. Заполните все поля в открывшейся форме и нажмите «Далее». Если вы планируете использовать аккаунт как основной, я советую указать настоящий номер телефона в поле «Мобильный телефон» и активировать двойную аутентификацию, чтобы ваши данные не оказались в неправильных руках.

1. Откроется окно с правилами использования сервиса, которые необходимо принять.
2. Аккаунт создан, теперь вы можете перейти к использованию сервиса.

Настройка синхронизации с локальным устройством

Для синхронизации с локальным устройствам необходимо скачать клиент со страницы https://www.google.com/drive/download/ и установить.

Приложение доступно для Windows, Mac OS, iOs, Android, Windows Mobile.

Пример установки и настройки приложения на Mac OS практически не отличается от Windows:

1. После установки и запуска приложения откроется стандартное окно авторизации;
2. После ввода данных откроется окно с описанием основных возможностей приложения, в которых вам остается нажимать кнопку «Далее»;
3. На четвертом окне рядом с кнопкой «Далее» появится кнопка «Sync options».
   • В разделе «Sync options» можно указать:
     • Локальную папку для синхронизации;
     • Список папок на Google Диске, которые надо синхронизировать.

1. В разделе «Advanced» можно указать:
   • Прокси;
   • Ограничение на скорость скачивания/закачивания данных;
   • Нужно ли запускать приложение при старте системы;
   • Добавить в контекстное меню возможность отправки файла на диск с локального устройства;
   • Показывать ли предупреждение при перемещении файлов из папок, расшаренных на других пользователй.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ! Локальную папку для синхронизации можно указать только на этом этапе! Изменить ее после установки не получится.

СОВЕТ. Создайте в корне диска папку «Clouds». В ней создайте папку с названием аккаунта. В будущем вам это поможет быстро переключать синхронизацию нескольких аккаунтов.

4. После нажатия на кнопку «Start sync» иконка приложения появится в трее и Google Drive начнет синхронизировать данные с папкой на локальном устройстве.

Внешний вид иконки приложения может менять статус:

• иконка «переливается» цветом - идет синхронизация;
• статичная темная икона - диск включен и операций не производится;
• статичная серая иконка - диск отключен;
• красный восклицательный знак на иконке - ошибка синхронизации.

При нажатии на иконку в приложении открывается контекстное меню с подробной информацией:

• «Open Google Drive folder» - открывает папку синхронизации на локальном устройстве;
• «Visit Google Drive on the web» - открывает веб-интерфейс сервиса;
• Список последних синхронизированных файлов или файлы, которые синхронизируются в настоящий момент;
• Информация о статусе синхронизации: «Sync complete» или время, оставшееся до окончания синхронизации;
• Иконка «Настройки» - открывает список дополнительных настроек:
  • «About» - информация о версии приложения;
  • «Help» - открывает справку приложения;
  • «Send feedback…» - отправить отзыв о работе приложения;
  • «Pause» - приостановить синхронизацию;
  • «Preferences» - основные настройки синхронизации;
  • «Quit Google Drive» - закрыть программу.

Особенности синхронизации

При синхронизации локальная папка и веб-версия равнозначны. Решающую роль для синхронизации играет дата последнего изменения. Новый файл - главный.

Перемещение файла из одной папки в другую или удаление - это тоже изменения, и они записываются. Если вы удалите файл с локальной папки при включенной синхронизации, он удалится из диска.

СОВЕТ. При работе с файлами проекта, который находится в локальной папке, ставьте синхронизацию на паузу. В противном случае могут появляться сбои или ошибки.

Настройки Google Drive

Первым делом настройте Google Drive под себя. Для этого нажмите на иконку «Настройки» (Шестеренка ) и выберите «Настройки» .

Доступные настройки:

• Вкладка «Общие»
  • «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google» - преобразовывает все файлы формата офис в формат Google Drive. Это поможет сохранить место, но если вы используете скрипты, макросы, сводные таблицы, вы можете потерять свои данные;
  • «Языковые настройки» - позволяют изменить язык веб-интерфейса с русского на другой;
  • «Оффлайн доступ» - делает доступными файлы, синхронизированные в локальной папке при выключенном интернете. Очень полезная опция, если вы часто работает в местах, где наблюдаются проблемы с доступом к сети;
  • «Интерфейс» - меняет масштаб интерфейса;
  • «Папка для Google Фото» - экспортирует все фотографии из Google Фото в папку на локальном устройстве.

• Вкладка «Оповещение»
  • «Оповещения» - показывает всплывающие оповещения об изменении в ваших файлах. Есть возможность задать какие именно изменения будут показываться:
    • «Мне предоставлен доступ» - оповещает, если кто-то предоставил доступ вашему аккаунт к файлу/папке;
    • «У меня запрашивают доступ» - оповещает, если кто-то запросил доступ к файлу/папке, принадлежащему вам;
    • «Комментарии и предложения» оповещает, если кто-то добавил комментарий к вашему файлу.
  • «Отправлять оповещения на мой адрес электронной почты» - отправляет письма с оповещениями об изменении в ваших файлах на email.

• Вкладка «Управление приложениями» - список приложений, установленных в вашем Google Drive. Чтобы добавить приложения, нажмите на ссылку «Подключить другие приложения».

Веб-интерфейс довольно простой, и будет понятен большинству пользователей.

Условно можно разделить веб-интерфейс на 4 области:

Возможности контекстного меню

В веб-интерфейсе сервиса есть контекстное меню, которое вызывается правой кнопкой мыши.

При активации контекстного меню на файле/папке в рабочей области будут доступны следующие возможности:

• «Предварительный просмотр» (только для файлов ) - открывает окно предварительного просмотра файла;
• «Открыть с помощью» - возможность выбрать нестандартное приложение для открытия файла. Показывает подходящие для открытия приложения, если такие есть и ссылку на хранилище подключаемых приложений;
• «Совместный доступ» - открывает окно настроек совместного доступа к файлу/папке. Подробнее расскажу ниже;
• «Включить доступ по ссылке» - создает ссылку для совместного доступа к файлу/папке;
• «Переместить в» - открывает меню перемещения выбранного файла/папки в другое место на диске. Подробнее ниже;
• «Добавить пометку» - помечает файл/папку для быстрого доступа из раздела «Помеченные»;
• «Изменить цвет» (только для папок ) - позволяет изменить цвет выбранной папки;
• «Переименовать» - позволяет переименовать выбранную папку/файл;
• «Показать свойства» - открывает область «Свойства;
• «Создать копию» (только для файлов ) - создает копию выбранного файла в той же папке;
• «Скачать» - скачивает выбранный файл на локальное устройство;
• «Удалить» - перемещает выбранный файл/папку в корзину.

Работа с файлами

В веб-интерфейсе можно проводить основные операции с файлами/папками: загрузка (импорт), создание, копирование, перемещение, сохранение (экспорт), переименование, удаление.

Загрузка (импорт) на Google Drive

Есть 2 основных способа импорта файлов/папок в Google Drive, кроме синхронизации.

1. Загрузка через контекстное меню:
   • Нажать на кнопку «Создать» в области шапки; или вызвать контекстное меню, нажав на «Мой диск» в области навигации; или вызвать контекстное меню в любом месте рабочей области;
   • В выпадающем меню выбрать «Загрузить папку» или «Загрузить файлы»;
   • В открывшемся окне выбрать нужные файлы/папки и нажать «Отправить».

1. Загрузка файлов/папок перетаскиванием
   • Выделить любой файл/папку на локальном устройстве;
   • Перетащить курсором на рабочую область файл/папку;
   • Дождаться появления надписи «Перемещенные файлы будут сразу загружены в эту папку» и отпустить файл/папку.

При загрузке файлов/папок любым из вариантов в правом нижнем углу появится окно со статусом загрузки.

СОВЕТ. За раз вы можете загрузить неограниченное количество файлов/папок.

Google Drive позволяет создавать папки и некоторые типы файлов: Документы, Таблицы, Презентации. При подключении дополнительных сервисов из репозитория можно создать и другие типы файлов.

Для создания файлов/папок:

1. Нажать на кнопку «Создать» в области шапки; или вызвать контекстное меню, нажав на «Мой диск» в области навигации; или вызвать контекстное меню в любом месте рабочей области;
2. В выпадающем меню выбрать «Новая папка» , или тип нужного файла , или выбрать «Еще» - «Подключить другие приложения» .

Копирование файлов

Google Drive дает возможность создавать копии, но только файлов.

Для создания копии файла необходимо:

• Выбрать нужный файл;
• Вызвать контекстное меню;
• Выбрать в контекстном меню опцию «Создать копию»;
• Копия файла будет создана в той же папке.

Перемещение файлов/папок

Есть 2 способа перемещения файлов/папок в Google Drive.

1. • Перемещение через контекстное меню
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Вызвать контекстное меню;
   • Выбрать в контекстном меню опцию «Переместить в…»;
   • В открывшемся окне выбрать куда необходимо переместить файл/папку.

1. Перемещение перетаскиванием
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Удерживать и перетащить на «Мой диск» в навигационной области;
   • Если у вас уже созданы какие-либо папки, «Мой диск» раскроется в древовидную структуру:
     • Таким образом будут раскрываться все папки, внутри которых есть другие папки;
     • Также можно перетащить выбранный файл/папку на хлебные крошки в области шапки.
   • «Отпустить» файл в нужном разделе.

СОВЕТ. За раз вы можно выделить и перетащить сразу несколько файлов/папок.

Сохранение (экспорт) файлов/папок

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Вызвать контекстное меню;
3. Выбрать в контекстном меню опцию «Скачать»;
4. При скачивании:
   • Файлы формата Google документов будут преобразованы в формат Microsoft Office (docx, xlsx, pptx);
   • Папки будут заархивированы в zip-архив;
   • При скачивании нескольких файлов/папок они будут заархивированы в 1 zip-архив.

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Вызвать контекстное меню;
3. Выбрать в контекстном меню опцию «Переименовать»;
4. В открывшемся окне задать новое имя;
5. Файлам/папкам можно давать одинаковые имена.

Удалять файлы/папки с Google Drive можно 2 способами.

1. Удаление через контекстное меню
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Вызвать контекстное меню;
   • Выбрать в контекстном меню опцию «Удалить».

1. 
   Удаление перетаскиванием в корзину
   • Выбрать нужный файл/папку;
   • Удерживать и перетащить на «Корзина» в навигационной области;
   • «Отпустить» файл/папку.

При удалении файлов/папок любым из вариант, в левом нижнем углу появится окно с уведомлением и кнопкой «Отменить», которая восстановит удаленный файл.

Все удаленные файлы/папки будут находится в корзине до тех пор, пока вы окончательно не очистите ее.

Для восстановления удаленных файлов/папок:

1. Выберите нужный файл/папку;
2. Вызовите контекстное меню;
3. Выберите опцию «Восстановить»;
4. Файл/папка будут восстановлены в папке, из которой вы его удалили.

Все файлы/папки, которые вы переместили в корзину, будут доступны всем, кому вы предоставили доступ до тех пор, пока вы окончательно не очистите корзину.

Для окончательной очистки корзины:

1. Перейдите в «Корзину» в навигационном меню;
2. Выберите нужный файл/папку;
3. Вызовите контекстное меню;
4. Выберите опцию «Удалить»;
5. Откроется окно с подтверждением удаления без возможности восстановления, в котором нажмите на кнопку «Да».

Совместная работа с файлами/папками

Как я писал выше, одним из главных достоинств Google Drive является возможность предоставить доступ к своим файлам/папкам другим пользователям.

Права доступа к файлам/папкам Google Drive

Предоставляя доступ к своим файлам/папкам другим пользователям, вы можете настроить, какими правами будут обладать получившие доступ к вашим файлам/папкам. При этом, разные права можно задавать для каждого из получивших доступ.

Виды прав работы с файлами/папками

Есть 4 вида прав:

• «Владелец» - полные права на управление файлами и доступами к ним. Обладает только тот пользователь, в Google Drive которого хранится файл/папка;
• «Редактирование» - права на редактирование/советы и комментирование файла. Есть только у файлов;
• «Комментирование» - права на советы и комментирование файла. Есть только у файлов;
• «Перемещение и изменение» - права на перемещение файлов/папок и редактирование файлов. Есть только у папок;
• «Просмотр» - права на чтение файла.

Дополнительно к правам доступа есть дополнительные опции, на которые стоит обратить внимание:

• «Запретить редакторам добавлять пользователей и изменять настройки доступа»;
• «Запретить комментаторам и читателям скачивать, печатать и копировать файлы» - Есть только у файлов.

Уровни доступности файлов/папок

Кроме уровней доступа к файлам/папками, также можно задать их видимость.

• «Для всех в интернете» - файл/папка будет индексироваться поисковыми системами и участвовать в общем поиске;
• «Для всех, у кого есть ссылка» - файл/папка будет доступен только по ссылке. После перехода пользователем по ссылке документ появится в разделе «Доступные мне»;
• «Для всех в домене %корпоративный домен%» - файл/папка появится в разделе «Доступные мне» у всех пользователей из корпоративного домена;
• «Для всех в домене %корпоративный домен%, у кого есть ссылка» - файл/папка будет доступен только по ссылке для всех из корпоративного домена. После перехода пользователем по ссылке документ появится в разделе «Доступные мне»;
• «Для выбранных пользователей» - файл/папка будет доступен только пользователям с конкретно указанным логином.

Предоставление доступа

Есть 2 основных способа предоставить другим пользователям доступ к своим файлам/папкам.

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Нажать на иконку «Включить доступ по ссылке»:
   • Откроется окно, в котором будет ссылка для доступа к вашему файлу/папке.

При таком предоставлении доступа пользователи, получившие ссылку, будут обладать правами «Просмотр».

Совместная работа с настройкой прав

1. Выбрать нужный файл/папку;
2. Нажать на иконку «Совместный доступ»:
   • Появится в области шапки, справа от хлебных крошек;
   • Также можно найти в контекстном меню.
3. Откроется окно настроек совместного доступа к файлу/папке.

1. В выпадающем списке над ссылкой можно настроить уровень доступности файла/папки;
2. В поле «Люди» можно ввести email адреса пользователей, которым вы хотите предоставить доступ, а нажав на иконку справа - выбрать права для пользователя.

СОВЕТ. Чтобы не потерять файлы, с которыми вы совместно работаете с одним и тем же пользователем, создайте общую с ним папку. Все файлы/папки, которыми этот пользователь с вами делится, перемещайте из раздела «Доступные мне» в эту папку.

• В разделе «Доступные мне» выберите нужный файл/папку;
• Вызовите контекстное меню и выберите опцию «Переместить в»;
• Откроется меню перемещения файлов/папок, в котором вы сможете задать место размещения файла/папки на вашем Google Drive.

Изменение прав, уровня доступа и отключение доступа

Для изменения уровня доступа или его отмены к файлу/папке необходимо:

1. Открыть окно совместного доступа;
2. В нижнем правом углу нажать кнопку «Расширенные»;
3. В открывшемся окне будет список аккаунтов, которым предоставлен доступ к файлу/папке, их права доступа и иконка крестика, которая отменяет предоставление доступа выбранному пользователю;

1. Для изменения уровня доступности документа необходимо нажать кнопку «Изменить» напротив первого элемента в списке уровней доступа.

Поиск файлов/папок

Google Drive обладает мощным поиском с гибкими настройками.
Строка поиска, как я говорил выше, находится в области шапки на всех страницах веб-интерфейса.

Изначально поиск проводится во всех разделах, в том числе «Корзина» и «Доступные мне» по названиями и содержанию файлов/папок.

При выборе «Расширенный поиск» можно более точно таргетировать, что и где вы хотите найти.

Искать можно по следующим настройкам:

• Тип файла или папка;
• Уровень доступности документа;
• Включить/исключить из поиска разделы «Корзину» и «Помеченные»;
• Дата последнего изменения;
• В названии файла/папки;
• В содержании файла;
• По соавторам.

Заключение

Google Диск - отличная альтернатива стандартному пакету офисных документов:

1. С помощью Google Диска можно создавать и изменять документы в режиме реального времени, а также работать с файлами, загруженными с локального компьютера;
2. К любому документу или папке можно открыть доступ для любого пользователя или группы пользователей;
3. Google Диск работает на любой операционной системе - понадобится только браузер и доступ в интернет;
4. Файлы можно скачивать в форматах.docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt или в zip-архиве;
5. Все изменения автоматически сохраняются в облаке. При неполадках с компьютером вы всегда можете продолжить работу с документом на любом другом устройстве с доступом в интернет.

Мы в Реаспекте почти полностью отказались от остальных офисных программ. Лишь изредка возвращаемся к Excel, когда Google Таблицы не справляются. Думаю, скоро Таблицы обретут все нужные функции.

Если у вас есть вопросы, пишите мне на e-mail [email protected] , обсудим вместе.

Кстати, в Telegram у нас есть канал «Идея украдена» . В нем мы размещаем лучшие материалы по интернет-маркетингу, PPC, SEO и веб, которые только нашли. Заходите и подписывайтесь!

— это удобный кроссплатформенный интерактивный сервис, позволяющий хранить различные типы файлов, доступ к которым вы можете открыть любому пользователю. Облачное хранилище Google Drive отличается высоким уровнем безопасности и стабильной работой. Оно обеспечивает минимальные трудоемкость и количество времени для совместной деятельности с файлами. Сегодня мы рассмотрим его основные функции.

Если вы впервые слышите о подобном сервисе и решили попробовать его, потребуется создать соответствующий аккаунт и подготовить его. Только после этого вам предоставят бесплатно все имеющиеся инструменты этого уникального веб-ресурса, с которыми вы можете взаимодействовать как с компьютера, так и со своего смартфона. Другой наш автор в статье максимально подробно описал первые шаги на пути начала работы с Google Диском, поэтому мы настоятельно советуем ознакомиться с этим материалом.

Вход в учетную запись

Многим пользователям приходится задействовать Диск на разных устройствах, что вызывает надобность авторизации отдельно на каждом устройстве. Опытные юзеры интернета выполнят вход без проблем, однако совсем начинающие могут столкнуться с определенными трудностями. Потому советуем им прочесть инструкции по осуществлению этой задачи, чтобы в будущем всегда входить в свою учетную запись быстро и просто.

Добавление файла в Google Диск

Основная функция Google Drive — облачное хранение файлов, потому многие пользователи создают здесь аккаунт именно для этих целей. Мы же считаем важным подробнее рассказать о загрузке данных в облако. В этом нет ничего сложного, нужно лишь соблюдать такую инструкцию:

1. Откройте главную страницу сервиса, где нажмите на большую кнопку «Создать» .



2. Вам предлагают загрузить файл, папку или создать отдельную директорию для хранения информации.



3. Разберем случай с созданием отдельной директории, чтобы в дальнейшем загружать туда элементы. Просто задайте название.



4. Дважды кликните левой кнопкой мыши на созданной библиотеке.



5. Перетащите в нее необходимые файлы или загрузите их через кнопку «Создать» .



6. Справа внизу появится уведомление о том, что происходит загрузка объекта.



7. Затем он отобразится в папке и процедура будет считаться успешно завершенной.

Вот таким нехитрым образом загружаются любые файлы в рассмотренное хранилище. Только учтите, что при превышении ограничения (бесплатная версия включает в себя 15 ГБ места на хранилище), что-то придется удалять, чтобы добавить новые документы.

Доступные файлы

Другие пользователи могут открывать вам доступ к своим файлам, например, только для просмотра или полноценного редактирования. В этом случае на электронную почту придет уведомление об этом либо же юзер сам делится с вами ссылкой. Однако не всегда удобно просматривать подобные документы и файлы, переходя по прямым ссылкам, проще нажать на «Доступные мне» , чтобы результаты вывелись в виде списка. Здесь же присутствует функция поиска и сортировки по дате.

Открытие доступа к файлам

Вы тоже можете открывать доступ к любым своим документам для других участников рассматриваемого сервиса. Делается это одним из двух вариантов:

Создание документа

В списке стандартных приложений Google Диска присутствуют и Документы. Данный онлайн-сервис представляет собой веб-версию текстового редактора, где вы без проблем можете оформлять и сохранять текст. Главная особенность этого инструмента — распространение доступа к документу через прямую ссылку или письмо на электронную почту любому пользователю. Вам предлагается создать неограниченное количество файлов, всячески изменять их и сохранять в своем хранилище. Подробные инструкции по созданию нового листа в Гугл Документах читайте в нашем материале по следующей ссылке.

Набор текста голосом

Набор текста голосом в Google Документах — одна из интереснейших функций, которую обязательно следует рассмотреть подробнее. Иногда печатать с использованием клавиатуры неудобно или просто невозможно, тогда на помощь приходит микрофон, встроенный в ноутбук или подключенный к компьютеру. Вам следует зайти на Диск и создать там новый текстовый документ. Стоит лишь нажать на «Голосовой ввод» в контекстном меню, как сразу же начнется запись и преобразование слов в текст, с учетом знаков препинания.

Работа с таблицами

Помимо обычных текстовых файлов Google предлагает юзерам попробовать взаимодействие с электронными таблицами. Они удобны тем, что локальное хранилище на компьютере не забивается десятками документов и онлайн-версии никуда не пропадут из сервера, если вдруг сломается жесткий диск или флешка. Именно из-за этого многие и выбирают онлайн-таблицы, как альтернативу известному многим Microsoft Excel .

Создание формы

В рассматриваемом сегодня ресурсе присутствует раздел под названием Google Формы. Он позволяет без каких-либо проблем создавать опросы и анкетирования. Сейчас данный инструмент уже завоевал огромную популярность в интернете, ведь он делает возможным быстрое и простое оформление всех вопросов и удобную рассылку всем необходимым пользователям. Перейдя по указанной ниже ссылке, вы найдете всю интересующую информацию не только по созданию формы, но и по ее открытию для других юзеров.

Создание сайтов

Гугл Диск позволяет создавать неограниченное количество сайтов на основе своего движка. Такие страницы очень схожи с документами или таблицами, но редактируются и настраиваются немного по другому принципу. Здесь можно настроить отдельные блоки, разделы использовать макеты и добавлять нужное количество страниц. После подготовки сайт будет опубликован и доступен для просмотра по созданной ссылке. Вам позволяется редактировать его содержимого в любое удобное время.

Скачивание файлов

Как уже известно, Google Диск служит и для хранения различных файлов в облаке. Иногда появляется надобность загрузить их на имеющийся носитель, что можно осуществить с помощью встроенной функции. Процедура загрузки осуществляется точно так же, как и с любого другого источника — выбирается файл, место на компьютере, подтверждается начало скачивания и ожидается его завершение. К тому же пользователи могут выполнять загрузку и на свои смартфоны, используя Google Drive для Android , установленный на многие смартфоны по умолчанию. Детальные руководства по осуществлению этой задачи с разных устройств вы найдете в руководстве далее.

В рамках сегодняшней статьи вы узнали об основных направлениях использования сервиса Google Drive. Как видите, его функциональность достаточно обширна и любой пользователь найдет подходящее применение встроенным инструментам.

Google диск облегчит обмен файлами. Он также дает возможность нескольким людям редактировать один и тот же файл, что позволяет сотрудничество в режиме реального времени.

Обмен файлами

Всякий раз, когда вы делитесь файлом с вашего облака Google диск, вы можете позволить другим пользователям просматривать и даже редактировать один и тот же файл. Вы можете делится любым файлом, хранящимся на вашем Гугл диске, но важно отметить, что вы можете использовать функции совместной работы только для файлов, созданных на вашем диске Google.

Давайте посмотрим на примере учителя, который использует Google диск для того, чтобы организовать письма, планы уроков и многое другое. Файлы учителя включают в себя:

• Файлы, которые она хранит для личного использования , такие как таблицы с расходами класса.
• Файлы, которые она позволяет редактировать другим , такие как документы по планированию урока, которые она создает совместно с коллегой-учителем.
• Файлы, которыми она публично делится , но не позволяет другим редактировать, такие как информационные бюллетени и объявлений, ими она делится со своими учениками и их родителями.
• Файлы, которыми другие делятся с ней , в том числе те, которые она может редактировать, такие как инвентаризации поставок от ее коллеги-учителя, и те, которые она не может редактировать, такие как график, отправленный ей начальством.

Вы можете сказать, что ни один параметр обмена не будет верен для всех файлов учителя. Настройки, которые вы выбираете для каждого из файлов, которым вы делитесь, в первую очередь, вероятно, зависят от того, почему вы делитесь им.

Когда вы делитесь файлом с ограниченной группой людей, ваши со-редакторы должны войти в систему с учетной записью Google, чтобы просмотреть или изменить файл. Но если вы делитесь файлом с большой группой людей или делаете файл общим, вашим со-редакторам не обязательно иметь учетную запись Google, чтобы получить доступ к файлу.

Чтобы поделится файлом с ограниченной группой людей:

Для большего контроля над файлами, вы можете нажать на стрелку с выпадающими опциями, чтобы решить, может ли человек изменять, комментировать, или просто просматривать файл.

Файлы, которыми поделились с вами

Люди могут также поделится файлами с вами. Эти файлы появятся в папке Доступные мне в левом меню. Если вы предпочтете получить доступ к файлу на вашем диске без переключения на папку Доступные мне, вы можете переместить его. Чтобы сделать это, перейдите в папку Доступные мне, наведите курсор на нужный файл, а затем выберите Добавить на Мой диск.

Инструменты для совместного использования

Всякий раз, когда вы делитесь файлом в формате Google диск, вы можете позволить вашим со-редакторам изменить и отредактировать файл. Google диск предлагает несколько инструментов, которые улучшают возможности совместного использования , облегчает общение с вашими коллегами-редакторами и позволяет легко просматривать какие изменения были сделаны и кем.

На изображении ниже отмечены элементы (инструменты и особенности) совместной работы в Google диск (описания отмеченных элементов под изображением).

1. Дополнительные параметры общего доступа

Нажмите по меню файл, чтобы открыть дополнительные параметры общего доступа.

• Скачать как позволяет загрузить и сохранить (в компьютер) текущий файл в другом формате, например, документ Word, файл PDF, или Html текст.
• Опубликовать в Интернете … позволяет создать простую веб-страницу с вашим документом
• Отправить соавторам … позволяет отправить электронное письмо, содержащее ссылку на ваш файл
• Прикрепить к сообщению эл. почты … позволяет отправить файл как вложение электронной почты

2. Просмотреть историю изменений

Выберите файл и затем выберите просмотреть историю изменений, чтобы просмотреть более ранние версии файла. Вы можете увидеть изменения, которые были сделаны ранее и при желании вернуться к старой версии.

Изображения профиля тех, кто сейчас вместе с вами просматривает файл. Также вы можете нажать на значок чата чтобы открыть чат и начать общаться с теми кто сейчас просматривает файл вместе с вами.

4. Комментарии

Нажмите кнопку Комментарии, чтобы просмотреть поток, содержащий все комментарии, касающиеся файла, отсортированный в хронологическом порядке. Вы также можете добавлять новые комментарии и отвечать на старые.

5. Настройки доступа

Наведите курсор на кнопку «Настройки Доступа», чтобы увидеть описание файла и текущие настройки видимости.

7. Чат

Чат позволяют прикрепить записочку к определенной части файла. Ваши сотрудники смогут увидеть и ответить на любой комментарий, который вы отправляете.

Практикуйте!

• Поделитесь файлом с кем-либо.
• Дайте ссылку на файл по электронной почте или в Интернете.
• Используйте инструменты для совместной работы с кем-то, чтобы редактировать один и тот же файл.
• Оставьте комментарий к файлу для просмотра кому-то.

Примечание. Если в папке находится много объектов, новые настройки доступа к ней могут вступить в силу не сразу. То же самое касается ситуаций, когда вы изменяете разрешения на редактирование или просмотр большого количества файлов и папок.

Открывая доступ к папке на Диске, вы можете предоставить пользователям следующие разрешения:

• Перемещение и изменение:
• Просмотр:

Как выбрать, кому предоставить доступ

Доступ группе пользователей

Доступ участникам группы Google

Вы можете предоставить доступ к файлам и папкам не отдельным пользователям, а группе Google. В этом случае разрешения на просмотр или изменение объектов будут применяться ко всем ее участникам. Если вы удалите пользователя из группы, он потеряет полученные права доступа.

1. Предоставьте группе доступ к файлу или папке.

Примечание. Файл или папка появятся в разделе "Доступные мне", только когда участник группы перейдет по ссылке на них или откроет их через приглашение.

Как изменить настройки доступа к папке

Редактирование, комментирование и просмотр файлов в общем доступе

Настройки доступа к папке применяются ко всем хранящимся в ней объектам. В зависимости от выбранного уровня доступа пользователи могут выполнять различные действия с файлами в папке.

• Перемещение и изменение: пользователь может открывать, редактировать, удалять и перемещать объекты в папке, а также добавлять новые.
• Просмотр: пользователь может открывать папку и все хранящиеся в ней файлы.

Открыв доступ к папке, вы можете изменить настройки для отдельных хранящихся в ней файлов.

Смена владельца папки

Передача права собственности на папку не отражается на хранящихся в ней файлах – их владельцы остаются прежними. Чтобы сменить владельцев нескольких папок, выполните следующие действия:

После этого вы сможете работать с папкой, пока новый владелец не изменит ваши права доступа.

Здравствуйте, уважаемые читатели блога сайт. Сегодня хочу продолжить тему облачных хранилищ (файл-хостингов), которые позволяют не носить с собой флешки и другие носители, но при этом иметь доступ к нужным данным дома, на работе и в дороге (с компьютера, планшета или смартфона).

Нашим сегодняшним героем (подопытным кроликом) будет Гугл Драйв , который появился одним из последних среди крупных игроков на этом рынке (если не брать в расчет ), но тем не менее имеет в своем арсенале уникальные возможности, позволяющие получить некоторые конкурентные преимущества.

Возможности Гугл Диска и чем он так примечателен

Прежде, чем начать рассказывать про этот облачный сервис для хранения разных важных и не очень данных, скажу буквально пару фраз про конкурентов, коих нарисовалось уже не мало:

1. — прельщает своей возможностью работы с офисными документами (совместный доступ, работа через онлайн-интерфейс). Также у него имеется уникальная для такого типа сервисов возможность получить удаленный доступ к содержимому своего компьютера из интернета (не просто к папке OneDrive, а ко всему содержимому жестких дисков компа). На бесплатном тарифе дают 7 Гбайт дискового пространства в облаке.
2. — появилось исторически первым на этом рынке, и кроме замечательной возможности отката к предыдущей версии файла (в бесплатном аккаунте история изменений хранится только за последний месяц) имеет удобный (привычный) интерфейс и поддерживается кучей мобильных приложений. Бесплатно предоставляется 2 Гбайта, которые несложно будет потом расширить до 16 Гб.
3. — сейчас уже не выглядит простачком на фоне конкурентов, но тем не менее, когда я выложил для скачивания некоторые на Дропбоксе, то их через некоторое время заблокировали, ибо создавался чрезмерный трафик. В Яндексе же эти же самые курсы лежат до сих пор и никаких претензий не высказывалось по поводу большой нагрузки. На халявку тут можно получить 10-20 Гб свободного пространства в облаке.

5 причин хранить файлы именно в Гугол-облаке

Гугл Диск тоже имеет свои фишки, которые заставляют многих потенциальных пользователей сделать выбор именно в пользу это сервиса.
1. Главная фишка, как мне кажется, заключается в исключительно удобной онлайн-работе с файлами (тестами, таблицами, презентациями, графикой и т.п.). По большей части этим он обязан унаследованным от инструментам.

   

   Но все равно впечатляет общее количество типов файлов (более 30), которое можно будет просмотреть в их веб-интефейсе с любого устройства (компьютера, ноутбука, планшета, телефона).

   

   Что примечательно, для тех типов файлов, которые Google Drive не поддерживает, вы можете установить приложение от сторонних разработчиков.

2. Если говорить о дисковом пространстве в облаке, которое предоставляет этот сервис на бесплатной основе, то тут вполне себе все на уровне — 15 Гбайт . Однако, следует учитывать, что это место вам отводится не только для хранения файлов в Гугл Диске, но и для хранения , а также для хранения .

   Если у вас уже есть почта в этой системе, то для входа на Драйв подойдет логин и пароль от вашей Гмайл-почты.

   

   Если у вас аккаунта в Google пока нет, то придется его завести нажав на показанную кнопку «Создать аккаунт». Там все просто — нужно заполнить поля, подтвердить номер мобильного телефона и начать пользоваться (без номера сотового аккаунт создать не получится, увы и ах).

   

   Доступ к файлам и папкам для всех желающих по ссылке

   А лично мне вообще удобнее предоставлять доступ по ссылке кликнув по одноименной кнопке в диалоге расшаривания:

   

   Почему это удобно? Ну, ведь не у всех есть аккаунт в Гугле (хотя, у большинства все же есть), а доступ по ссылке это как вклад на предъявителя — у кого есть ссылка, тот и получает доступ.

   При этом никаких возможностей вы не теряете. Даже права доступа к этому файлу или папке можно назначить те же самые — просмотр, комментрирование и редактирование.

   

   Расшаривать можно как отдельные файлы или документы, так и целые папки с ними. Тем, кто перейдет по присланной вами ссылке, предоставится возможность либо просто просмотреть эти файлы, либо их скачать (при желании). В общем, все как полагается в «лучших домах Лондона и Жмеринки» (других облачных сервисах).

   Расшаренные папки помечаются синим человечком при просмотре папки Google Диск на компьютере.

   

   Как убрать файл или папку вашего диска из общего доступа

   Чтобы убрать возможность общего доступа каких-то расшаренных ранее папок или файликов, нужно будет проделать снова описанный выше процесс, кликнув по имени пользователя, которому доступ предоставлялся:

   

   В открывшемся окне достаточно будет нажать на крестик напротив его имени:

   

   

   Настройки программы Google Диск довольно-таки примитивны (чтобы в них попасть, достаточно кликнуть по иконке в трее и выбрать соответствующий пункт появившегося контекстного меню трех точек) и единственное, что вам может понадобиться, это выйти из аккаунта, чтобы войти в другой (там 15 Гбайт и тут столько же).

   

   Ах, да. Если у вас ситуация, кода вы вдвоем пользуетесь одним аккаунтом в «Моем диске» (мы с супругой именно так поступаем), то имеет смысл поставить галочку в поле «Синхронизировать только эти папки», чтобы не тратить время, место на компьютере и трафик на синхронизацию ненужных вам «чужих» файлов.

   Онлайн-версия «Мой диск» и чудесное восстановление

   Еще раз напомню, что веб-интерфейс Гугл Диска доступен по адресу drive.google.com . Естественно, что возможна и оттуда, а не только с компьютера через описанную выше программу. Для этого имеет место быть расположенная вверху слева кнопка «Мой диск» со стрелочкой вниз (со спойлером).

   

   Собственно, находите в открывшемся окне загрузки нужные папки или файлики на компьютере, после чего открывается окошко в правом нижнем углу с индикацией процесса загрузки.

   В веб-интерфейсе Google Drive можно выполнять определенные действия над имеющимися там объектами с помощью контекстного меню (появляется при клике правой кнопкой мыши по файлу или папке). Что примечательно, то же самое меню доступно при выделении файла левой кнопкой и нажатии кнопки с тремя точками в правом верхнем углу (см. скриншот ниже).

   Там будет доступна уже рассмотренная нами возможность совместного доступа, а также ряд других опций, которых в десктопной версии Диска нет.

   

   Это, например, управление версиями , о котором я упоминал в начале статьи (появляется только у объектов, которые изменялись). В течении месяца Гугл хранит все версии документов и в случае необходимости вы всегда можете к ним обратиться. Увидеть их можно кликнув по файлу правой кнопкой мыши и выбрав соответствующую вкладку.

   

   Допустим, писали статью в Ворде и хранили черновик на Гугол Диске. На определенном этапе удалили случайно фрагмент текста, а чухнулись только через несколько дней. Другого варианта восстановления утерянного у вас, скорее всего, не найдется (если только вы не пользуетесь).

   

   Вуаля! В меню нужной версии документа жмете на кнопку «Скачать» и ваша драгоценная информация восстановлена.

   Еще в облаке Гугла можно получить доступ к тем папкам на вашем компьютере , которые при установке программы «Автозагрузка и синхронизация» вы выбрали для резервного копирования.

   Все эти папки с файлами доступны на вкладке «Компьютеры» из левого меню «Моего диска». В принципе, к одному аккаунту можно подключить сколько угодно компьютеров и вам в облаке будут доступны все данные из важных папок:

   

   Папки данного конкретного компьютера открываются по двойному клику по его названию:

   

   Очень удобная вещь, которая в купе со всеми остальными плюсами облака от Google способна склонить чашу весов в сторону использования именно этого сервиса хранения.

   На вкладке «Доступные мне» (из левого меню) вы найдете все файлы и папки, которые другие пользователи этого облака для вас расшарили (предоставили доступ на просмотр или редактирование). Тоже очень удобно, согласитесь.

   Настройки внешнего вида и функционала онлайн-версии Гугл Диска вы найдете в правой верхней области.

   

   Там вы сможете поменять отображение файлов (список или превьюшки), посмотреть быстрые клавиши для удобной работы с приложением, а также посмотреть довольно скудный набор настроек, скрывающихся за одноименным пунктом меню.

   Если что-то осталось непонятно, то вот вам видео-ролик в помощью:

   Онлайн-офис от Google на базе сервиса «Мой диск»

   Как я уже упоминал, Google Диск — это не просто место для хранения важных данных и быстрого доступа к ним. Это еще и онлайн-офис , пусть и не такой навороченный как в СкайДрайв, но зато довольно-таки универсальный и с возможностью расширения его функционала за счет сторонних расширений.

   Это означает, что вы можете в нем не только хранить объекты, но и создавать их или же редактировать. Для создания нового файла служит одноименная кнопка в левом верхнем углу, либо выпадающее меню кнопки «Мой диск».

   

   Как вы видите, имеется возможность создать новый текстовый документ в онлайн-редакторе (откроется в новом окне), новую таблицу на манер Эксела, новую презентацию (аля ПауэрПоинт), новую форму, ну или рисунок во встроенном графическом редакторе или внешнем , о котором я уже довольно подробно писал.

   

   Впечатляет, не правда ли? Если вам этих возможностей мало, то жмите на расположенную в самом низу кнопку «Подключить другие приложения» , чтобы их расширить. В открывшемся окне вы сможете прочитать описание и при желании подключить понравившееся вам приложение.

   

   Например, я выбрал хорошо знакомый мне аналог онлайн-фотошопа Pixlr Editor. Теперь в меню кнопки «Создать» у меня добавился соответствующий пункт, после нажатия по которому я должен буду сначала дать разрешение этому приложению на доступ к моему Гугл Диску, чтобы он мог сохранить туда отредактированный мною в Pixlr рисунок.

   

   Некоторые из созданных в Гугл Диске документов можно вставить на свой сайт . Для чего это может понадобиться, мне довольно трудно представить, разве что только форму добавить для получения какой-либо информации от читателей. Или, например, можно вывести содержимое электронной документов на страницах своего блога.

   

   На открывшейся странице нажимаете кнопку «Начать публикацию», после чего в нижней области окна выбираете из выпадающего списка пункт «Html для встраивания в страницу». Чуть ниже появится код на , который нужно будет вставить в нужное месте вебстраницы.

   

   Собственно, на примере таблицы можно будет показать еще одну возможность Google Drive (Docs) — совместный доступ к документам . Чуть ранее мы рассмотрели примеры расшаривания файлов и несколько удивлялись сложности данного процесса. Вот эти сложности как раз и были нужны для реализации совместного доступа.

   Итак, опять же из меню «Файл» выбираете пункт «Совместный доступ» , после чего откроется уже знакомое нам окно, где нужно будет добавить имя, либо адрес электронной почты (в Гмайл, естественно) того пользователя, с которым вы планируете вместе поработать над документом. Там же можно будет доступ по ссылке открыть. Если забыли что это, то прокрутите статью вверх до описания доступа к файлам и папкам.

   

   Кроме этого вам нужно будет указать его права и возможности по работе с данным документом, выбрав один из вариантов из выпадающего списка — редактирование, комментирование, просмотр. Разница между ними существенная, поэтому читайте инструкцию перед принятием решения.

   Google Диск для мобильных устройств

   Я использовал в работе приложение для Ipad и Андроида, и в общем-то никаких нареканий оно у меня не вызвало. Некоторые типы файлов можно редактировать прямо в этом приложении, хотя делать это на телефоне не так уж и удобно по определению.

   

   Настроек у приложения не много (переход в них находится в самом низу показанного на предыдущем скриншоте меню), но среди них есть, например, настройка резервного копирования данных вашего телефона в облако.

   

   Кроме этого, есть возможность автоматически синхронизировать ролики и фото с папкой в облаке (или Гугл Фотках).

   Хорошо, что есть возможность просматривать файлы в оффлайн-режиме . Как вы понимаете, при работе с Гугл Диском и любым другим облаком с мобильного устройства, никто не будет вам закачивать на него все содержимое папки «Мой диск» (это делается только на стационарных компьютерах и ноутбуках).

   Однако, чтобы каждый раз ваш гаджет не расходовал интернет трафик на просмотр одних и тех же фотографий или файлов (которые не меняются), вы можете их сохранить в памяти мобильного устройства. В мобильной версии Google Drive сие реализуется при помощи перемещения движка «Офлайн доступ» в активное положение.

   

   Там же вы сможете при желании активировать доступ к файлу по ссылке или совместное редактирование данного документа, совершить над ним всяческие действа (удалить, переместить, переименовать), а еще открыть файл в другом приложении, установленном на вашем гаджете.

   Если подводить итог, то впечатление от облака Гугла хорошее. Раньше были нарекания, но сейчас все огрехи были убраны. Вышло удобно, массово и вирусно. Данным облаком я сейчас пользуюсь наравне с Дропбоксом, хотя в последнем я взял все же платный тариф.

   Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога сайт

   Вам может быть интересно

   Google Forms - как создать интернет-опрос на сайте в Гугл Формах Google Календарь - что он умеет и как его использовать на все 100 Google таблицы (Sheets) - их фишки и особенности Гугл Транслейт - перевод с фото, голосовой ввод, разговорник, оффлайн режим и многое другое
   Онлайн FTP клиент Net2ftp и Google Alerts - полезный сервисы для вебмастеров